Colectarea și normalizarea rapoartelor săptămânale de management din 5 surse cu verificări de calitate și un șablon pentru manager

Situație inițială - conduc o mică afacere de comerț electronic (D2C) și în fiecare săptămână rezumă manual indicatorii din diferite sisteme, motiv pentru care raportul apare cu întârziere și cu erori. Trebuie să transformați acest lucru într-o rutină durabilă care poate fi repetată în fiecare săptămână, câte o listă de verificare.

Mediu tehnic și surse - Google Workspace, Foi de calcul Google, Looker Studio. Surse de date: 1) descărcări de comenzi și returnări de la Shopify în CSV, 2) cheltuieli de publicitate din Meta Ads și Google Ads prin exporturi CSV obișnuite, 3) depozitare și achiziții în Airtable, 4) plăți și comisioane în Stripe CSV, 5) tabelul salariilor și contractantului în Google Sheets.

Ceea ce trebuie făcut este 1) să dezvolte un format unificat de date și o structură de fișiere pentru lotul săptămânal de descărcări, astfel încât orice descărcări noi să poată fi incluse în raport fără editare manuală, 2) să construiți un model de raportare de management în Foi de calcul Google cu normalizare și reconcilieri, 3) să descrieți procesul de rutină ca instrucțiuni pas cu pas și să implementați controlul calității datelor.

Rezultatul așteptat este un fișier Google Sheets cu file Raw, Mapping, Normalized, Checks, Report, unde Raw acceptă CSV sursă fără a edita manual formule, Mapping stochează cărți de referință și reguli de potrivire, Normalized conține tabele unificate curățate, Verificări arată erori și discrepanțe, Raport oferă valori finale pentru săptămână și cumulat pentru lună. Plus o scurtă instrucțiune de 2-4 pagini în Google Docs - ce să încărcați și în ce ordine, unde să introduceți, cum să interpretați avertismentele.

Limitări - fără scriere de servicii separate și fără acces la conectori plătiți. Google Apps Script în interiorul unui tabel și funcțiile standard Google Sheets sunt acceptabile. Date confidențiale - funcționează numai în Google Drive, acces prin invitație. Nu puteți transfera date către unități de stocare terțe.

Valorile care ar trebui să figureze în raport sunt veniturile și randamentele, profitul brut pe produs și canal, cheltuielile publicitare, CAC și ROAS, comisioanele de plată, COGS pe SKU, soldurile și cifra de afaceri, cheltuielile operaționale, marja pe săptămână. Acolo unde datele sursă nu permit o potrivire exactă, ipotezele și logica de calcul trebuie să fie clar precizate.

Verificări de calitate - reconcilierea numărului de comenzi și sume între Shopify și Stripe pe săptămână, controlul comenzilor duplicate, controlul marjelor negative, controlul SKU-urilor neegalate și al campaniilor de publicitate necunoscute, controlul săptămânilor lipsă dintr-o serie. Toate verificările ar trebui să producă mesaje clare și o listă de linii de corectat.

Criterii de acceptare - 1) Descărc un nou set de CSV conform instrucțiunilor și primesc un raport actualizat fără a edita manual formule și fără a corecta intervalele, 2) pe un set de testare din ultimele 8 săptămâni, raportul este recalculat corect și repetat, 3) fila Verificări afișează zero erori critice sau afișează linii specifice în care problema este timpul de pregătire pentru implementare, nu este mai mult de 4 minute după raportul meu de pregătire. parte.

Materiale de la mine - acces la tabelele existente, exemple de încărcări în ultimele săptămâni, o listă de valori pe care le calculez în prezent manual, un apel scurt de 30 de minute la început și la sfârșit.