How to Order CRM Setup for a Business

Um die CRM-Einrichtung für ein Unternehmen zu bestellen, beschreiben Sie die tatsächliche Customer Journey. Zeigen Sie, was von der ersten Anfrage bis zur Zahlung, Wiederholungsverkäufen und Support passiert. Eine nützliche Kurzbeschreibung definiert Pipeline-Stufen, Mitarbeiterrollen, Lead-Quellen, erforderliche Felder, Benachrichtigungen, Berichte und Integrationen. Dies hilft dem Spezialisten, den Umfang abzuschätzen und eine klare Architektur vorzuschlagen.

CRM kann die Einführung eines neuen Systems, die Verbesserung eines vorhandenen Kontos, die Migration von Daten und die Verbindung von Telefonie, E-Mail, einer Website, Messenger oder Analysen umfassen. Bevor Sie die Aufgabe veröffentlichen, überprüfen Sie die Spezialistenkategorien, legen Sie die Projektgrenzen fest und entscheiden Sie, welche Prozesse in der ersten Phase automatisiert werden müssen.

Welches Business-CRM-Setup umfassen sollte

Das Kernergebnis ist keine Sammlung von Feldern und Deal-Phasen. Der Freiberufler muss die CRM-Struktur mit dem Unternehmensworkflow verbinden. Die Arbeit beginnt normalerweise mit der Definition von Entitäten wie Leads, Kontakten, Unternehmen, Deals, Aufgaben, Rechnungen oder Supportanfragen. Der nächste Schritt besteht darin, Status, Berechtigungen, Datensatzlayouts, erforderliche Aktionen, Nachrichtenvorlagen, automatische Aufgaben und Verwaltungsberichte zu konfigurieren.

Der Projektumfang hängt von der Geschäftsreife ab. Ein kleines Vertriebsteam kann mit einer Pipeline, Lead-Zuweisung und Erinnerungen beginnen. Ein Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen benötigt möglicherweise separate Prozesse, detailliertere Rollen und den Datenaustausch mit einer Website, einer Buchhaltungsplattform oder einem Lager. Trennen Sie die erforderliche erste Version von Verbesserungen, die für eine spätere Phase geplant werden können.

Welche Quellinformationen sollten vorbereitet werden

Genaue Quellinformationen verringern das Risiko, ein CRM zu erhalten, das technisch funktioniert, aber nicht mit den täglichen Aktionen des Teams übereinstimmt. Zeigen Sie, woher Anfragen kommen, wer sie bearbeitet, welche Entscheidungen Mitarbeiter treffen, wo es zu Verzögerungen kommt und welche Informationen Manager zur Steuerung benötigen.

Bereiten Sie ein praktisches Eingabepaket vor, bevor Sie die Aufgabe veröffentlichen:

• ein Kundenfluss von der ersten Anfrage bis zu einem abgeschlossenen Geschäft;
• eine Liste von Lead-Kanälen, einschließlich Website, E-Mail, Telefon, Formulare, Anzeigen und Messenger;
• Mitarbeiterrollen und Zugriffsbeschränkungen für Kunden, Geschäfte usw Berichte;
• erforderliche Felder, Status, Verlustgründe und Übergangsregeln;
• Beispiele für aktuelle Tabellenkalkulationen, Berichte, E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungen;
• eine Liste der Systeme, die Daten austauschen müssen, und aller verfügbaren Dokumentation;
• die Menge und das Format der Migrationsdaten, einschließlich Duplikate und veraltete Datensätze.

Gewähren Sie den Zugriff nach der Auswahl des Freelancers und beschränken Sie ihn auf das, was für die Arbeit erforderlich ist. Beim Testen können separate Konten, temporäre Schlüssel und eine Datenkopie ohne unnötige persönliche Informationen verwendet werden. Geben Sie an, welcher Zugriff verfügbar sein wird und wer Workflow-Fragen beantworten kann.

So wählen Sie das Projektformat und den Freelancer aus

A eignet sich für ein Unternehmen, das über kein CRM verfügt oder das aktuelle nicht verwendet. Verbesserungsarbeiten eignen sich dann, wenn Benutzer und Daten bereits vorhanden sind, aber Pipelines, Felder oder Automatisierung den Betrieb beeinträchtigen. Ein Integrationsprojekt konzentriert sich auf den Datenaustausch zwischen dem CRM und anderen Diensten. Bei der Migration muss gesondert auf die Struktur der Quelldatenbank, die Feldzuordnung, Duplikate und die Überprüfung der endgültigen Datensatzanzahl geachtet werden.

Ein Freelancer kann ein begrenztes Projekt mit einer bekannten Plattform und einer kleinen Anzahl von Integrationen abwickeln. Ein Team kann geeignet sein, wenn der Umfang Geschäftsanalysen, die Entwicklung benutzerdefinierter Module, API-Arbeit, eine große Datenmigration und Schulungen für mehrere Abteilungen umfasst. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die vorgeschlagene Logik, Risiken, Abhängigkeiten und den Testprozess zu erklären.

So schreiben Sie eine CRM-Einrichtungsbeschreibung

A beginnt mit dem Geschäftsziel. Eine Aufforderung wie „Ein komplettes CRM einrichten“ erklärt nicht, was sich ändern soll. Eine bessere Version lautet: „Sammeln Sie Website- und E-Mail-Anfragen in einer Pipeline, weisen Sie den Eigentümer automatisch nach Region zu, erstellen Sie eine Folgeaufgabe und melden Sie die Ergebnisse nach Lead-Quelle.“ Dies hilft dem Freiberufler, Phasen und Abhängigkeiten zu identifizieren.

Praktische Aufgabenvorlage

• Unternehmen und Workflow: Was macht das Unternehmen, wie viele Benutzer benötigen CRM-Zugriff und wie werden Anfragen bearbeitet? now.
• Objective: der beobachtbare Betriebsprozess, der nach dem Setup vorhanden sein sollte.
• Scope: Pipelines, Felder, Rollen, Automatisierung, Integrationen, Migration, Berichte, Dokumentation und Schulung.
• Szenarien: Was passiert nach einem neuen Lead, einem verpassten Anruf, einer Statusänderung, keiner Antwort und erfolgreich Zahlung.
• Annahme: welche Testaktionen der Kunde durchführen wird und welche Materialien der Freelancer übergeben muss.

Geben Sie die Einschränkungen an, einschließlich des ausgewählten CRM, des Abonnementplans, des Zugriffszeitplans, der Sicherheitsregeln, der Schnittstellensprachen und ob die Arbeit in einer Testumgebung durchgeführt werden muss. Listen Sie ausgeschlossene Arbeiten separat auf. Beispiele können die Website-Entwicklung, die Werbeeinrichtung, das Schreiben von Verkaufsskripten oder der laufende technische Support nach der vereinbarten Übergabefrist sein.

So vergleichen Sie Angebote von Freiberuflern

Wie andere Kunden ihre Arbeit beschreiben, können Sie im Abschnitt „veröffentlichte Projekte“ nachlesen. Überprüfen Sie beim Vergleich der Antworten, ob der Freelancer die Geschäftsszenarien verstanden, fehlende Informationen identifiziert und überprüfbare Schritte vorgeschlagen hat. Ein kurzes Versprechen, „alles einzurichten“, liefert weniger nützliche Informationen als eine Sequenz, die Analyse, Konfiguration, Test und Übergabe umfasst.

AStellen Sie mehrere spezifische Fragen, bevor Sie eine Entscheidung treffen:

1. Welche Szenarien müssen vor Beginn der Konfiguration geklärt werden?
2. Was kann mit Standardfunktionen erstellt werden und was erfordert eine benutzerdefinierte Entwicklung?
3. Wie werden die Testumgebung und die Produktionsdaten aussehen? protected?
4. Wie werden migrierte Datensätze, Beziehungen, Dateien und der Aktivitätsverlauf überprüft?
5. Welche Anweisungen, Diagramme und Zugriffsdetails werden übergeben?
6. Was gilt als Umfangsänderung und wie wird die zusätzliche Arbeit aussehen? zugelassen?

Vergleichen Sie Angebote nach Leistungen, Phasen, Abhängigkeiten und Akzeptanzkriterien. Ein einzelner Gesamtpreis zeigt nicht, ob Migration, Integrationen, Schulungen oder Korrekturen nach dem Test enthalten sind. Definieren Sie diese Elemente vor Beginn der Arbeit, damit die Kandidaten das gleiche Projekt bewerten und nicht unterschiedliche Interpretationen davon.

So testen und akzeptieren Sie das konfigurierte CRM

Akzeptanz sollte realen Betriebsszenarien folgen und nicht einer visuellen Überprüfung des Kontos. Senden Sie eine Testanfrage über jeden angeschlossenen Kanal. Überprüfen Sie die Eigentümerzuordnung, erforderliche Felder, Benachrichtigungen, Aufgaben, Statusänderungen und Berichtsdaten. Ein Benutzer mit eingeschränkten Berechtigungen sollte keine Abschnitte oder Kundendatensätze außerhalb dieser Rolle sehen.

Akzeptanzkriterien für ein abgeschlossenes Setup

BBestätigen Sie vor Abschluss des Projekts, dass vereinbarte Szenarios ohne manuelle Korrekturen funktionieren, Integrationen Fehler ordnungsgemäß behandeln und migrierte Datensätze gefunden und mit den richtigen Entitäten verbunden werden können. Der Kunde sollte ein Konfigurationsdiagramm, eine Automatisierungsliste, ein Benutzerhandbuch, ein Zugriffsverzeichnis und alle im Auftrag erforderlichen Sicherungsmaterialien erhalten. Zeichnen Sie einen Zeitraum für die Behebung von Mängeln auf, die während der Abnahmeprüfung festgestellt wurden.

A Ein begrenzter Start mit einer kleinen Benutzergruppe ist vor dem vollständigen Rollout sinnvoll. Es kann unklare Feldnamen, unnötige erforderliche Schritte und Fälle aufdecken, die im ursprünglichen Workflow-Diagramm nicht sichtbar waren. Trennen Sie diese Erkenntnisse von neuen Anfragen. Ein Defekt verhindert, dass ein vereinbartes Szenario funktioniert, während eine neue Funktion den ursprünglichen Umfang erweitert.

Osobald das Ziel, die Quellinformationen und die Akzeptanzkriterien bereit sind, veröffentlichen Sie eine CRM-Einrichtungsaufgabe. Beschreiben Sie den aktuellen Arbeitsablauf, das gewünschte Ergebnis und die erforderlichen Integrationen. Freiberufler können einen Ansatz, Phasen und Ergebnisse vorschlagen, während Sie ihre Angebote anhand einer klaren Struktur vergleichen.