Préparation d'un ensemble d'accords et de procurations pour le lancement du SaaS B2B avec traitement de données personnelles (RF/EAEU)

Situation initiale : une entreprise lance un SaaS B2B d'automatisation RH et d'entretiens vidéo. Les clients sont des personnes morales de la Fédération de Russie et en partie de l'EAEU. Le produit traite les données personnelles des candidats et des employés, intègre des API de services tiers (courrier, messagerie instantanée, stockage cloud) et connecte également les sous-traitants pour la prise en charge et le marquage des données. Actuellement, un modèle de contrat est utilisé, qui ne couvre pas la responsabilité, le SLA, les droits aux résultats, le transfert de données transfrontalier et le travail par l'intermédiaire de représentants. Il est nécessaire de rassembler un ensemble de documents juridiquement liés et de l'amener à une logique unifiée.

Domaine et environnement : base contractuelle pour les services informatiques et les licences de logiciels, traitement des données personnelles selon 152-FZ, répartition des rôles opérateur-sous-traitant, secrets commerciaux, NDA, actes et gestion électronique des documents. Les documents doivent être adaptés à une utilisation en EDI (Kontur.Diadoc ou SBIS) et à une signature avec une simple signature électronique dans le compte SaaS (code à usage unique).

Ce qu'il faut faire par étapes :
1) Audit des matières premières - contrat en cours, liste de prix, description des tarifs, politique de traitement des PD, schéma d'intégration, SLA standard, liste des sous-traitants - identifier les lacunes et les risques, créer une cartographie des documents et une matrice des rôles/responsabilités.
2) Préparer et convenir de la structure du package - quels documents sont requis, lesquels sont facultatifs selon les scénarios de vente - un accord direct, via un partenaire, via un représentant par procuration.
3) Développer des documents en russe avec des définitions et des références croisées uniformes :
- Accord-cadre de fourniture de services/d'accès au SaaS avec des applications : tarifs, SLA, procédure d'accompagnement, procédure de paiement, procédure EDI/PEP.
- Une commande de traitement de données personnelles pour un client (si le client est un opérateur et le service est un sous-traitant) et une option alternative, si le service est un opérateur de données individuelles (décrire la délimitation des ensembles de données).
- Convention avec un sous-traitant-traitant de données personnelles (traitement des données + confidentialité) pour le support technique/marquage des prestataires.
- NDA (two-way) dans la logique du projet informatique.
- Une procuration d'une personne morale pour un salarié/représentant pour signer des contrats chez EDF et pour effectuer des actions dans votre compte personnel, ainsi qu'un court formulaire pour les actions ponctuelles.
- Un modèle de lettre de notification concernant l'implication des sous-traitants ultérieurs et les modifications apportées à la liste, pouvant être distribué aux clients.
4) Préparez un tableau de conditions variables - dont les éléments varient selon les segments de clientèle (entreprise ou PME), par emplacement de stockage de données, par périodes de SLA et limites de responsabilité.
5) Effectuer 2 itérations de modifications en fonction des commentaires du client et préparer la version finale pour la mise en œuvre.

Le résultat concret : un ensemble de documents finaux au format DOCX avec un style et une table des matières uniformes, plus un PDF pour la distribution et un fichier séparé avec une matrice de scénarios et de variables de condition. Les documents doivent être prêts à être remplis et signés sans traitement supplémentaire.

Restrictions :
- Compétence de base - Fédération de Russie, avec des réserves pour les clients de l'UEE sans analyse approfondie du droit de chaque pays, mais avec une formulation neutre pour les virements transfrontaliers.
- Ne pas recourir à des structures exotiques sur lesquelles les avocats d'affaires des clients ont du mal à s'entendre, mais couvrent les risques clés - responsabilité, limites, confidentialité, droits aux résultats, procédure de suppression/restitution des données.
- Éviter les conflits entre le contrat, le SLA et les instructions de traitement des données personnelles.

Critères d'acceptation mesurables :
- Transfert d'au moins 6 documents de la liste ci-dessus dans la version finale, tous au format DOCX, sans espaces réservés sauf précisions et conditions commerciales variables.
- Un glossaire unique de termes – au moins 20 définitions clés – identique dans tous les documents.
- La matrice des rôles pour les données personnelles - quelles données appartiennent à qui, qui est l'opérateur/sous-traitant, finalités et durées de stockage - est établie dans une demande séparée et convenue avec le contrat.
- Le tableau des conditions variables contient au moins 15 paramètres et des liens vers des paragraphes spécifiques du document.
- Après 2 séries de modifications client, il ne reste plus que 10 points de commentaires sans qu'il soit nécessaire de modifier l'architecture du package.

Outils et approche : travailler dans Word avec le mode édition et les versions, utiliser les listes de contrôle pour le 152-FZ et la pratique des contrats informatiques, relier soigneusement les applications et les liens, préparer les documents pour l'EDI et le SEP dans votre compte personnel.